|
We wszystkich sądach, zgodnie z instrukcją sądową prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne: repertoria wykazy kartoteki zbiory wokand księgi pomocnicze
Urządzenia ewidencyjne prowadzi się według ściśle określonych wzorców. Służą one do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt. Wpisów do urządzeń ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy ich zamieszczenia. Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze prowadzi się systemem roczników, z numeracją od początku roku. Każdy wydział posługuje się właściwymi sobie księgami. Przypisana do wydziału rzymska cyfra (np. I, II, III) wraz z oznaczeniem księgi (np. C, K) w której zapisano pod określonym numerem postępowanie przez rok, w którym zarejestrowano sprawę to sygnatura akt sprawy (np. I C. 2345/03). Do głównych ksiąg prowadzonych przez sekretariaty wydziałów zwanych repertoriami prowadzi się skorowidze alfabetyczne. W trakcie rejestrowania pisma wszczynającego sprawę (pozwu) do właściwego repertorium i nadania mu kolejnego numeru (sygnatury), nazwiska (nazwy) stron wpisuje się do skorowidza pod właściwą literę alfabetu wraz z nadaną sygnaturą. W trakcie postępowania sądowego zainteresowane strony posługują się sygnaturą sprawy lub nazwiskiem strony zapisanym w skorowidzu. Pozwala to na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Do akt sprawy dostęp mają tylko strony, ich przedstawiciele oraz sędziowie i urzędnicy sądowi. Sprawy zakończone prawomocnym rozstrzygnięciem przekazuje się do archiwum zakładowego funkcjonującego w danym sądzie. Całokształt przekazywanej dokumentacji dzieli się zgodnie z ustawą z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym na materiały archiwalne (kat. „A”) oraz dokumentacje niearchiwalną (kat. „B”). Sprawy skomplikowane, o dużym znaczeniu poznawczym zalicza się do kategorii „A” i przechowuje się wiecznie. Sprawy typowe, powtarzające się (np. o zapłatę) kwalifikuje się do kategorii „B” i przechowuje się przez określony w latach czas, gdzie akt upływie oznaczonego okresu niszczy się. Problem kwalifikacji powstałej dokumentacji reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 16 września 2002 roku będące aktualnym aktem wykonawczym do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym, a w przypadku typowych akt spraw sądowych rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 5 marca 2004r. (Dz.U.04.46.443) w sprawie archiwizowanie akt spraw sądowych 1989 roku w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt spraw sądowych lub przekazywania ich archiwom państwowym. Akta przekazywane są z komórek organizacyjnych (oddziałów, wydziałów) do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo – odbiorczych. Takie spisy stanowią ewidencję zasobu archiwum zakładowego i jedynie na ich podstawie można stwierdzić, iż dane akta są na stanie archiwum. Oprócz wymienionych spisów zdawczo odbiorczych, zgodnie z zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 roku w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości i załączonej do zarządzenia instrukcji archiwalnej prowadzi się następujące środki ewidencyjne: - wykaz spisów zdawczo – odbiorczych
- kartoteki udostępniania akt, wraz z osobną ewidencją wypożyczeń
- spisy zdawczo – odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego
- spisy akt wybrakowanych i przekazanych do zniszczenia wraz protokołami brakowania i zgodą właściwego archiwum państwowego. Dokumenty przekazane do brakowania są niszczone w obecności pracownika archiwum.
Sprawy zakończone, przekazane do archiwum są udostępniane po wglądu stronom i ich pełnomocnikom. Na wgląd do akt spraw karnych wymagana jest dodatkowo zgoda przewodniczącego wydziału karnego. Strony mogą żądać odpisów z dokumentów w aktach, wyroków i postanowień. W tym celu zainteresowani winni złożyć opłacony wniosek w biurze podawczym sądu. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku „w sprawie określenia szczególnych wypadków wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych” (Dz.U.01.13.116) możliwe jest korzystanie z materiałów archiwalnych, których okres od wytworzenia nie przekroczył jeszcze 30 lat, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli. Takie udostępnienie nie może naruszać także przepisów o ochronie informacji niejawnej. Osoba ubiegająca się o wgląd do zasobu archiwalnego Sądu Okręgowego w Poznaniu winna złożyć wniosek do Prezes Sądu Okręgowego zgodnie z następującymi wymogami. We wniosku należy podać: - tytuł materiału archiwalnego bądź temat, którego to dotyczy
- cel i przewidywany sposób wykorzystania materiału archiwalnego
- nazwę jednostki organizacyjnej oraz imię i nazwisko osoby ubiegającej się o udostępnianie materiału archiwalnego.
Zwykle z informacji zawartych w zasobie archiwum Sądu Okręgowego w Poznaniu korzystają studenci oraz pracownicy naukowi uczelni i instytutów.
|
Drukuj